Wasserspender fürs Büro – Alle Infos & Angebotsvergleich (2025)

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden nicht auf dem Trockenen sitzen lassen möchten, sind Wasserspender fürs Büro eine gute Lösung – und meist günstiger als Flaschenwasser. Worauf kommt es bei der Anschaffung an? Wir vergleichen Anbieter und informieren über Kosten, Vorteile sowie geeignete Modelle.

Ein Startup im Herzen von Köln: Fünf Tage die Woche arbeiten hier 20 Köpfe an neuen innovativen Produkten. Der Geschäftsführung liegt die Gesundheit und Produktivität der Belegschaft am Herzen, deshalb setzt sie auf ausreichend Trinkwasser. Flaschenwasser kaufen, transportieren und lagern zu müssen, ist aber teuer und umständlich. Deshalb überlegt man: Macht ein Wasserspender Sinn?

Sie sind in einer ähnlichen Situation? Mit diesem kompakten Ratgeber und unserem kostenlosen Angebotsvergleichhelfen wir Ihnen, das passende Gerät für Ihre Anforderungen zu finden.

Kosten für Büro-Wasserspender

Die Kosten eines Wasserspenders hängen u. a. vom Modell, Funktionsumfang, Typ und nicht zuletzt von der Finanzierungsform ab. Mit diesen Preisen müssen Sie bei Kauf, Miete und Leasing eines Wasserspenders rechnen:

Generell gilt: Basic-Modelle für Büros, die Wasser z. B. nur raumtemperiert und gekühlt ausgeben, kosten weniger als Wasserspender, die das Wasser auch mit Kohlensäure versetzen und/oder erhitzen oder sogar zum Kochen bringen. Auch wie viele Personen Sie in welcher Zeit mit Wasser versorgen wollen, hat Einfluss auf den Preis.

Viele Anbieter kommunizieren die konkreten Preise ihrer Wasserspender erst auf Nachfrage. Wir konnten dennoch einige Preisbeispiele für Sie zusammentragen:

Sie wollen es genauer wissen? In unserem Wasserspender-Kostenratgeber finden Sie detailliertere Preisinformationen und Beispielrechnungen.

Wasserkosten

Hinzu kommen ggf. Kosten für Wartungen, Desinfektionen und Reparaturen, auf jeden Fall aber fürs Wasser. Grundsätzlich gilt: Gallonen-Wasserspender kosten im Verbrauch mehr als leitungsgebundene Geräte. Der Preis für einen Liter Gallonenwasser beträgt ca. 30 – 50 Cent. Bei den Verbrauchskosten können Büro-Wasserspender mit Festwasseranschluss punkten: Ein Liter Leitungswasser kostet im Durchschnitt 0,2 Cent – langfristig ein großes Einsparpotenzial gegen Wasser aus Flaschen. Schon bei einem kleinen Büro mit etwa zehn Mitarbeitenden rentiert sich die Anschaffung eines leitungsgebundenen Wasserspenders nach 1 – 2 Jahren.

Nutzen Sie unseren Kostenrechner und erfahren Sie, ob Sie mit einem Wasserspender bei den Verbrauchskosten sparen können:

Kaufen, mieten, leasen: Finanzierung von Büro-Wasserspendern

Vermutlich fragen Sie sich: Sollten wir einen Trinkwasserspender fürs Büro kaufen oder lieber mieten oder leasen? Sowohl Kauf, Miete als auch Leasing können die Lösung für Ihr Büro sein, abhängig von Ihren persönlichen Anforderungen und Voraussetzungen. Alle drei Finanzierungs­optionen sind möglich – aber nicht für jedes Unternehmen sinnvoll, wie unser Vergleich zeigt:

Wasserspender-Anbieter fürs Büro im Vergleich

Es gibt eine Vielzahl an Wasserspender-Herstellern und -Anbietern auf dem deutschen Markt, die für Büros geeignete Modelle anbieten, z. B. coffee perfect, Culligan, waterlogic und welltec. Wir haben einige davon für Sie verglichen. Weiter unten stellen wir außerdem ausgewählte Büro-Wasserspender genauer vor.

Diese Vor- und Nachteile bietet ein Wasserspender im Büro

Welche Vorteile bietet ein Wasserspender im Büro? Wir schauen uns an, wie Sie und Ihre Mitarbeitenden von einem Wasserspender profitieren, werfen aber auch einen Blick auf mögliche Nachteile:

Richtigen Wasserspender fürs Büro finden: So klappt’s

Um den richtigen Trinkwasserspender fürs Büro auszuwählen, sollten Sie möglichst genau wissen, was Sie von Ihrem Gerät erwarten. Die folgenden Fragen helfen, die eigenen Wünsche und Anforderungen zu konkretisieren. Übrigens: Unten geben wir Anregungen für geeignete Office-Wasserspender.

Welche Wasserspendertypen gibt es fürs Büro?

Was passt besser im Büro (und für wen): Gallonen- oder leitungsgebundene Wasserspender? An sich sind beide Typen fürs Büro geeignet, bieten aber jeweils eigene Vorzüge und Besonderheiten:

Vergleich: Gallonen- vs. leitungsgebundene Wasserspender fürs Büro

Welche Wasserspender-Modelle eignen sich fürs Büro?

Viele Geräte verfügen über Funktionen und Features, die im Büro Sinn machen, unter anderem: die Möglichkeit zur Befüllung von Flaschen/Karaffen, verschiedene Wassersorten und -temperaturen für unterschiedliche Geschmäcker oder eine einfache Bedienung (z. B. auch kontaktlos via Infrarot).

Was bei der Auswahl aber vor allem wichtig ist:

• Wie viel Wasser kann das Gerät pro Stunde zur Verfügung stellen?
• Auf wie viele Personen ist es ausgelegt?

Daraus ergibt sich die Eignung für größere und kleinere Büros. Anbei als Anregung für Sie eine Auswahl an geeigneten Modellen:

Was ist beim Betrieb eines Wasserspenders im Büro zu beachten?

Bereits vor der Anschaffung sollten Sie sich Gedanken über den laufenden Betrieb machen, vor allem hinsichtlich Hygiene und Standort:

Hygiene: Was ist bei Wasserspendern wichtig?

Ob leitungsgebunden oder mit Gallonen: Trinkwasserspender fürs Büro brauchen Pflege. Jedes Gerät, das der Lebensmittel­versorgung dient und von vielen Menschen genutzt wird (z. B. auch Kaffeemaschinen im Büro wie Kaffeevollautomaten), sollte wöchentlich oder täglich gereinigt werden. Bei Wasserspendern ist die regelmäßige Wartung durch eine Fachkraft notwendig, die u. a. das Filtersystem überprüft sowie Wasserfilter und Verschleißteile austauscht.

Tägliche Reinigung

Leitungsgebundene Geräte sind dank ihrer Bauweise etwas pflegeleichter als Gallonen-Wasserspender. Dennoch ist auch hier die tägliche Reinigung aller Kontaktflächen Pflicht. Hierzu reichen meist ein feuchtes Tuch, etwas Spülmittel und ein mildes Desinfektionsmittel, das Sie häufig bei Ihrem Anbieter bekommen. Die Verantwortlichkeit hierfür sollten Sie im Büro festlegen, z. B. im Rahmen des Küchendienstes.

tradingtwins-Tipp: Reinigung den Profis überlassen

„Viele Gerätehersteller bieten bei Miete oder Leasing eines Wasserspenders einen Reinigungs- und Wartungsservice an, der teilweise bereits in den monatlichen Mietkosten enthalten ist (oder hinzugebucht werden kann). So müssen Sie sich nicht selbst bemühen und können die gründliche Reinigung stattdessen den Profis überlassen. Prüfen Sie Ihren Vertrag auf die enthaltenen und optionalen Leistungen.“

Matthias

tradingtwins Redaktion

Standort: Wo im Büro soll unser Wasserspender stehen?

Nicht nur aus Gründen der Hygiene, sollten Sie bereits vor der Anschaffung einen geeigneten Standort auswählen. Generell sollte dieser …

• zentral gelegen und leicht zugänglich sein,
• trocken und sauber sein sowie
• eine geeignete Höhe für die Gerätebedienung haben.

Vermeiden sollten Sie hingegen die Aufstellung …

• im Freien,
• in der Nähe von Mülleimern oder dem WC,
• in staubigen Umgebungen sowie
• in Treppenhäusern und Flucht- und Rettungswegen.

Steuerliche Absetzung von Büro-Wasserspendern

Sowohl die Anschaffungskosten eines Wasserspenders beim Kauf fürs Büro als auch die monatlichen Raten bei Miete und Leasing lassen sich steuerlich geltend machen. Beim Kauf ist zu beachten: Kostet der Wasserspender weniger als 800 Euro, handelt es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), das sich im Anschaffungsjahr voll absetzen lässt. Bei einem Preis von über 1.000 Euro muss die Abschreibung gemäß AfA-Tabelle über die Nutzungsdauer erfolgen. Bei einem Preis zwischen 801 und 1.000 Euro sind beide Optionen möglich.

Wasserkosten steuerlich absetzen

Ein weiterer Vorteil: Auch die Wasserkosten können als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Entscheidend ist, ob es sich um Aufmerksamkeiten oder Bewirtungskosten handelt:

Sollen die Mitarbeitenden eines Unternehmens mit Trinkwasser versorgt werden, reden wir von zu 100 % steuerlich absetzbaren Aufmerksamkeiten. Anders sieht es aus, wenn Sie Wasser für z. B. Kunden, Lieferanten und andere Besucher bereitstellen. Hier handelt es sich um Bewirtungskosten, die nur zu 70 % absetzbar sind.

Häufige Fragen

*Alle Infos dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert (Stand 02/24), genannte Preise und Produkte können sich allerdings jederzeit ändern.

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